辦公室工作積極性如何提高
2012/3/13 10:07:48
辦公室作為一個(gè)綜合性的管理部門，它起著上傳下達(dá)、溝通左右、保證單位工作正常運(yùn)作的作用。
辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)開展工作的指揮中心，又是對(duì)外接受各職能部門工作任務(wù)的“橋梁和紐帶”，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，辦公室要認(rèn)真落實(shí)，并就任務(wù)的實(shí)施情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)完成情況，保證各項(xiàng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；針對(duì)相關(guān)部門提出的意見和建議，辦公室要及時(shí)匯總，向領(lǐng)導(dǎo)反饋，并將領(lǐng)導(dǎo)的批示傳達(dá)給相關(guān)部門。
辦公室在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)過程中，接觸面廣，信息量大，要能夠準(zhǔn)確把握企業(yè)發(fā)展過程中存在的問題、員工工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。
辦公室除了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常黨務(wù)、政務(wù)工作之外，還應(yīng)當(dāng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)計(jì)、出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)制定合理有效的政策提供信息和建議，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
辦公室工作千頭萬(wàn)緒，一言以蔽之就是服務(wù)。除了協(xié)調(diào)工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)之外，辦公室還要承擔(dān)會(huì)議安排、人事聘任、物資采購(gòu)、重要文件收發(fā)、接待各種來訪、組織學(xué)院相關(guān)活動(dòng)等事務(wù)，如此繁雜的事務(wù)就要求辦公室工作人員能夠各司其職、忙而不亂，把服務(wù)工作做到盡善盡美。
辦公室還負(fù)責(zé)學(xué)院對(duì)內(nèi)、對(duì)外宣傳工作；負(fù)責(zé)回答職工疑問；組織、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)接待重要來訪，處理信訪等。
由于辦公室的工作比較零碎，很多人認(rèn)為這僅僅是跑腿打雜的事務(wù)，沒有技術(shù)含量，誰(shuí)都可以勝任。在工作態(tài)度方面，有些工作人員自身工作抱著“不求有功，但求無(wú)過”的心態(tài)，認(rèn)為“多做多錯(cuò)、少做少錯(cuò)，不做無(wú)錯(cuò)”，工作上只是被動(dòng)地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的事務(wù)，積極性不高。
隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，辦公室所承擔(dān)的日常管理工作大幅增加，加上辦公室作為有關(guān)部門任務(wù)下達(dá)的終端、各項(xiàng)信息收集的初端，工作量大、任務(wù)之繁重可見一斑。
目前，辦公室人員來源途徑多種多樣，學(xué)歷參差不齊的現(xiàn)象，單位沒能定期對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)。諸多原因?qū)е罗k公室管理人員的素質(zhì)不高，無(wú)法滿足企業(yè)快速發(fā)展對(duì)工作人員能力的要求。
辦公室人員要增強(qiáng)自己的服務(wù)意識(shí)，要清楚地認(rèn)識(shí)到自己工作的價(jià)值是通過服務(wù)體現(xiàn)出來的，要變被動(dòng)的服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)承擔(dān)起自己的參謀助手職能，認(rèn)真調(diào)查、收集、篩選、分析對(duì)企業(yè)發(fā)展有價(jià)值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)研究，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。同時(shí)，也要主動(dòng)地為全體職工服務(wù)，使服務(wù)工作既及時(shí)周到又不出差錯(cuò)。
辦公室工作要適應(yīng)改革的需要，一是必須加強(qiáng)制度化建設(shè)，使員工有章可循，有章可依。二是制定完備的工作程序，照章辦事。面對(duì)如此繁瑣的日常工作，如果沒有一個(gè)合理的工作程序，很容易導(dǎo)致事倍功半、效率低下，所以必須對(duì)辦公室的工作程序有一個(gè)明確的規(guī)范，才能做到有條不紊，忙而不亂。三是鼓勵(lì)先進(jìn)，懲罰落后，調(diào)動(dòng)職工工作積極性。能否調(diào)動(dòng)員工的積極性，是提高整個(gè)企業(yè)辦事效率的前提，因此領(lǐng)導(dǎo)要善于激勵(lì)，賞罰分明，并將它上升到規(guī)章制度，在工作中通過某種外部的激勵(lì)，激發(fā)被管理者的工作積極性。
員工的素質(zhì)直接決定工作效率與質(zhì)量，作為辦公室工作的執(zhí)行者，他們必須具備以下方面的素質(zhì)：良好的政治修養(yǎng)，良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力，良好的文件管理能力，較強(qiáng)的文字功底，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)等，部分辦公室管理人員缺乏相應(yīng)的技能，所以對(duì)這些人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)就顯得格外重要，通過培訓(xùn)補(bǔ)上高等教育理論、行政管理或計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，提高工作人員的整體素質(zhì)。另外，盡快推廣管理職員制度，根據(jù)管理干部的資歷和實(shí)際工作能力，合理確定管理人員的級(jí)別，對(duì)不同級(jí)別、不同崗位的工作人員，提出不同的崗位要求和工作內(nèi)容，進(jìn)行規(guī)范管理。
辦公現(xiàn)代化是高等教育改革與發(fā)展的需要，它直接推進(jìn)了辦公室工作的科學(xué)化，也提高了辦公室的工作效率，可為學(xué)校節(jié)省大量人為和物力。先進(jìn)和辦公條件可以加快信息的傳遞速度，降低傳遞成本?？傊k公室人員要自覺樹立現(xiàn)代管理意識(shí)，通過自身的學(xué)習(xí)，努力適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公手段，推進(jìn)無(wú)紙化辦公，大限度地提高工作效率。
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