茶話會(huì)策劃和茶話會(huì)禮儀
2012/5/3 17:05:13
所謂茶話會(huì)，在商界主要是指意在聯(lián)絡(luò)老朋友、結(jié)交新朋友的具有對(duì)外聯(lián)絡(luò)和進(jìn)行招待性質(zhì)的社交性集會(huì)。因其以參加者不拘形式地自由發(fā)言為主，并且因之備有茶點(diǎn)，故此稱為茶話會(huì)。有的時(shí)候，也有人將其簡(jiǎn)稱為茶會(huì)。從表面上來(lái)看，茶話會(huì)主要是以茶待客、以茶會(huì)友，但是實(shí)際上，它則往往是重點(diǎn)不在“茶”，而在于“話”，即意在借此機(jī)會(huì)與社會(huì)各界溝通信息、交流觀點(diǎn)，聽取批評(píng)、增進(jìn)聯(lián)絡(luò)、為本單位實(shí)現(xiàn)“內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”這一公關(guān)目標(biāo)，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。從這個(gè)意義上來(lái)講，茶話會(huì)在所有的商務(wù)性會(huì)議中并不是無(wú)足輕重的。
茶話會(huì)禮儀，在商務(wù)禮儀之中特指有關(guān)商界單位召開茶話會(huì)時(shí)所應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范。其具體內(nèi)容主要涉及會(huì)議的主題、來(lái)賓的確定、時(shí)空的選擇、座次的安排、茶點(diǎn)的準(zhǔn)備、會(huì)議的議程、現(xiàn)場(chǎng)的發(fā)言等幾個(gè)方面。以下，分別對(duì)其作具體的介紹。
1．關(guān)于會(huì)議的主題
茶話會(huì)的主題，特指茶話會(huì)的中心議題。在一般情況下，商界所召開的茶話會(huì)，其主題大致可分為如下三類：
·以聯(lián)誼為主題
以聯(lián)誼為主題的茶話會(huì)，是平日所見(jiàn)最多的茶話會(huì)。它的主題，是為了聯(lián)絡(luò)主辦單位同應(yīng)邀與會(huì)的社會(huì)各界人士的友誼。在這類茶話會(huì)上，賓主通過(guò)敘舊與答謝，往往可以增進(jìn)相互之間的進(jìn)一步了解，密切彼此之間的關(guān)系。除此之外，它還為與會(huì)的社會(huì)各界人士提供了一個(gè)擴(kuò)大社交圈的良好契機(jī)。
·以?shī)蕵?lè)為主題
在娛樂(lè)為主題的茶話會(huì)，主要是指在茶話會(huì)上安排了一些文娛節(jié)目或文娛活動(dòng)，并且以此作為茶話會(huì)的主要內(nèi)容。這一主題的茶話會(huì)，主要是為了活躍現(xiàn)場(chǎng)的局面，增加熱烈而喜慶的氣氛，調(diào)動(dòng)與會(huì)者人人參與的積極性。與聯(lián)歡會(huì)所不同的是，以?shī)蕵?lè)為主題的茶話會(huì)所安排的文娛節(jié)目或文娛活動(dòng)，往往不需要事前進(jìn)行專門的安排與排練，而是以現(xiàn)場(chǎng)的自由參加與即興表演為主。它不必刻意追求表演水平的一鳴驚人，而是強(qiáng)調(diào)重在參與、盡興而已。
·以專題為主題
所謂以專題為主題的茶話會(huì)，是指在某一特定的時(shí)刻，或?yàn)榱四承ｉT的問(wèn)題而召開的茶話會(huì)。它的主要內(nèi)容，是主辦單位就某一專門問(wèn)題收集反映，聽取某些專業(yè)人士的見(jiàn)解，或者是同某些與本單位存在特定關(guān)系的人士進(jìn)行對(duì)話。召開此類茶話會(huì)時(shí)，盡管主題既定，仍須倡導(dǎo)與會(huì)者暢所欲言，并且不拘情面。為了促使會(huì)議進(jìn)行得輕松而活躍，有些時(shí)候，茶話會(huì)的專題允許寬泛一些，并且許可與會(huì)者的發(fā)言稍許有所脫題。
2．關(guān)于來(lái)賓的確定
茶話會(huì)的與會(huì)者，除主辦單位的會(huì)務(wù)人員之外，即為來(lái)賓。邀請(qǐng)哪些方面的人士參加茶話會(huì)，往往與其主題存在著直接的因果關(guān)系。因此，主辦單位在籌辦
茶話會(huì)時(shí)，必須圍繞其主題，來(lái)邀請(qǐng)來(lái)賓，尤其是確定好主要的與會(huì)者。
在一般情況下，茶話會(huì)的主要與會(huì)者，大體上可被區(qū)分為下列五種情況：
·本單位的人士
具體來(lái)講，以本單位人士為主要與會(huì)者的茶話會(huì)，主要是邀請(qǐng)本單位的各方面代表參加。意在溝通信息，通報(bào)情況，聽取建議，嘉勉先進(jìn)，總結(jié)工作。有時(shí)，這類茶話會(huì)亦可邀請(qǐng)本單位的全體員工或某一部門、某一階層的人士參加。有時(shí)，它也叫做內(nèi)部茶話會(huì)。
·本單位的顧問(wèn)
以本單位的顧問(wèn)為主要與會(huì)者的茶話會(huì)，意在表達(dá)對(duì)有助于本單位的各位專家、學(xué)者、教授的敬意。他們受聘為本單位的顧問(wèn)，自然對(duì)本單位貢獻(xiàn)良多。同時(shí)，特意邀請(qǐng)他們與會(huì)，既表示了對(duì)他們的尊敬與重視，也可以進(jìn)一步地直接向其咨詢，并聽取其建議。
·社會(huì)上的賢達(dá)
所謂社會(huì)賢達(dá)，通常是指在社會(huì)上擁有一定的才能、德行與聲望的各界人士。作為知名人士，他們不僅在社會(huì)上具有一定的影響力、號(hào)召力和社會(huì)威望，而且還往往是某一方面的代言人。以社會(huì)上的賢達(dá)為主要與會(huì)者的茶話會(huì)，可使本單位與社會(huì)賢達(dá)直接進(jìn)行交流，加深對(duì)方對(duì)本單位的了解與好感，并且傾聽社會(huì)各界對(duì)本單位的直言不諱的意見(jiàn)或反映。
·合作中的伙伴
合作中的伙伴，在此特指在商務(wù)往來(lái)中與本單位存在著一定聯(lián)系的單位或個(gè)人。除了自己的協(xié)作者之外，還應(yīng)包括與本單位存在著供、產(chǎn)、銷等其他關(guān)系者。以合作中的伙伴為主要與會(huì)者的茶話會(huì)，重在向與會(huì)者表達(dá)謝意，加深彼此之間的理解與信任。這種茶話會(huì)，有時(shí)亦稱聯(lián)誼會(huì)。
·各方面的人士
有些茶話會(huì)，往往會(huì)邀請(qǐng)各行各業(yè)、各個(gè)方面的人士參加。這種茶話會(huì)，通常叫做綜合茶話會(huì)。以各方面的人士為主要與會(huì)者的茶話會(huì)，除了可供主辦單位傳遞必要的信息外，主要是為與會(huì)者創(chuàng)造出一個(gè)擴(kuò)大個(gè)人交際面的社交機(jī)會(huì)。
茶話會(huì)的與會(huì)者名單一經(jīng)確定，應(yīng)立即以請(qǐng)柬的形式向?qū)Ψ教岢稣窖?qǐng)。攢魄例，茶話會(huì)的請(qǐng)柬應(yīng)在半個(gè)月之前被送達(dá)或寄達(dá)被邀請(qǐng)者之手，但對(duì)方對(duì)此可以不必答復(fù)。
3．關(guān)于時(shí)空的選擇
一次茶話會(huì)要取得成功，其時(shí)間、空間的具體選擇，都是主辦單位必須認(rèn)真對(duì)待的事情。
舉行茶話會(huì)的時(shí)間問(wèn)題，進(jìn)而言之又可以分成三個(gè)具體的、相互影響的小問(wèn)題，即舉行的時(shí)機(jī)、舉行的時(shí)間、時(shí)間的長(zhǎng)度。
·茶話會(huì)舉行的時(shí)機(jī)
在舉行茶話會(huì)的時(shí)間問(wèn)題上，舉行的時(shí)機(jī)問(wèn)題是頭等重要的。唯有時(shí)機(jī)選擇得當(dāng)，茶話會(huì)才會(huì)產(chǎn)生應(yīng)有的效益。通常認(rèn)為，辭舊迎新之時(shí)、周年慶典之際、重大決策前后、遭遇危險(xiǎn)挫折之時(shí)等，都是商界單位酌情召開茶話會(huì)的良機(jī)。
·茶話會(huì)舉行的時(shí)間
舉行的時(shí)間，在此是指茶話會(huì)具體應(yīng)于何時(shí)舉行。根據(jù)國(guó)際慣例，舉行茶話會(huì)的最佳時(shí)間是下午四點(diǎn)鐘左右。有些時(shí)候，亦可將其安排在上午十點(diǎn)左右。需要說(shuō)明的是，在具體進(jìn)行操作時(shí)，自可不必墨守成規(guī)，而主要應(yīng)以與會(huì)者尤其是主要與會(huì)者的方便與否以及當(dāng)?shù)厝说纳盍?xí)慣為準(zhǔn)。
·茶話會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)度
對(duì)于一次茶話會(huì)到底舉行多久的問(wèn)題，可由主持人在會(huì)上隨機(jī)應(yīng)變，靈活掌握。也就是說(shuō)，茶話會(huì)往往是可長(zhǎng)可短的，關(guān)鍵是要看現(xiàn)場(chǎng)有多少人發(fā)言，發(fā)言是否踴躍。不過(guò)在一般情況下，一次成功的茶話會(huì)，大都講究適可而止。若是將其限定在一個(gè)小時(shí)至兩個(gè)小時(shí)之內(nèi)，它的效果往往會(huì)更好一些。
舉行茶話會(huì)的空間問(wèn)題，指的是茶話會(huì)興辦地點(diǎn)、場(chǎng)所的選擇。按照慣例，適宜舉行茶話會(huì)的大致場(chǎng)地主要有：一是主辦單位的會(huì)議廳。二是賓館的多功能廳。三是主辦單位負(fù)責(zé)人的私家客廳。四是主辦單位負(fù)責(zé)人的私家庭院或露天花園。五是包場(chǎng)高檔的營(yíng)業(yè)性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等處，均不宜用來(lái)舉辦茶話會(huì)。
在選擇舉行茶話會(huì)的具體場(chǎng)地時(shí)，還需同時(shí)兼顧與會(huì)人數(shù)、支出費(fèi)用、周邊環(huán)境、交通安全、服務(wù)質(zhì)量、檔次名聲等諸問(wèn)題。
4．關(guān)于座次的安排
同其他正式的工作會(huì)、報(bào)告會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、表彰會(huì)、代表會(huì)相比，茶話會(huì)的座次安排具有自身的鮮明特點(diǎn)。從總體上來(lái)講，在安排茶話會(huì)與會(huì)者的具體座次時(shí)，必須使之與茶話會(huì)的主題相適應(yīng)，而絕對(duì)不應(yīng)當(dāng)令兩者相互抵觸。
具體而言，根據(jù)約定俗成的慣例，目前在安排茶話會(huì)與會(huì)者的具體座次時(shí)，主要采取以下四種辦法：
·環(huán)繞式
所謂環(huán)繞式排位，指的是不設(shè)立主席臺(tái)，而將座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會(huì)場(chǎng)的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會(huì)者在入場(chǎng)之后自由就座。這一安排座
次的方式，與茶話會(huì)的主題最相符，因而在當(dāng)前流行面最廣。
·散座式
所謂散座式排位，多見(jiàn)于舉行于室外的茶話會(huì)。它的座椅、沙發(fā)、茶幾的擺放，貌似散亂無(wú)序，四處自由地組合，甚至可由與會(huì)者根據(jù)個(gè)人要求而自行調(diào)節(jié)，隨意安置。其目的，就是要?jiǎng)?chuàng)造出一種寬松、舒適、愜意的社交環(huán)境。
·圓桌式
圓桌式排位，指的是在會(huì)場(chǎng)上擺放圓桌，而請(qǐng)與會(huì)者在其周圍自由就座的一種安排座次的方式。在茶話會(huì)上，圓桌式排位通常又分為下列兩種具體的方式：一是僅在會(huì)場(chǎng)中央安放一張大型的橢圓形會(huì)議桌，而請(qǐng)全體與會(huì)者在其周圍就座。二是在會(huì)場(chǎng)上安放數(shù)張圓桌，而請(qǐng)與會(huì)者自由組合，各自在其周圍就座。當(dāng)與會(huì)者人數(shù)較少時(shí)，可采用前者。而當(dāng)與會(huì)者人數(shù)較多時(shí)，則應(yīng)采用后者。
·主席式
在茶話會(huì)上，主席式排位并不意味著要在會(huì)場(chǎng)上擺放醒目的主席臺(tái)，而是指在會(huì)場(chǎng)上，主持人、主人與主賓應(yīng)被有意識(shí)地安排在一起就座，并且按照常規(guī)，居于上座之處。例如，中央、前排、會(huì)標(biāo)之下或是面對(duì)正門之處。
就總體而論，為了使與會(huì)者暢所欲言，并且便于大家進(jìn)行交際，茶話會(huì)上的座次安排尊卑并不宜過(guò)于明顯。不排座次，允許自由活動(dòng)，不擺與會(huì)者的名簽。乃是其常規(guī)做法。
5．關(guān)于茶點(diǎn)的準(zhǔn)備
茶話會(huì)，顧名思義，自然有別于正式的宴會(huì)，因此不上主食、熱茶，不安排品酒，而是只向與會(huì)者提供一些茶點(diǎn)的。不論是主辦單位還是與會(huì)者，大家都應(yīng)當(dāng)明白，茶話會(huì)是重“說(shuō)”不重“吃”的，所以沒(méi)有必要在吃的方面去過(guò)多地下工夫。設(shè)想一下，若是在茶話會(huì)上上了美酒佳肴，大家一味地沉浸于口腹之樂(lè)，哪里還有閑情逸致去發(fā)表高見(jiàn)呢?
商務(wù)禮儀規(guī)定，在茶話會(huì)上，為與會(huì)者所提供的茶點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)被定位為配角。雖說(shuō)如此，在具體進(jìn)行準(zhǔn)備時(shí)，亦需注意如下幾點(diǎn)講究：
對(duì)于用以待客的茶葉與茶具，務(wù)必要精心進(jìn)行準(zhǔn)備。選擇茶葉時(shí)，在力所能及的情況之下，應(yīng)盡力挑選上等品，切勿濫竽充數(shù)。與此同時(shí)，要注意照顧與會(huì)者的不同口味。對(duì)中國(guó)人來(lái)說(shuō)，綠茶老少皆宜。而對(duì)歐美人而言，紅茶則更受歡迎。
在選擇茶具時(shí)，最好先用陶瓷器皿，并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套，千萬(wàn)不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不銹鋼杯或紙杯，也不要用熱水瓶來(lái)代替茶壺。所有的茶具一定要清洗干凈，并且完整無(wú)損，沒(méi)有污垢。
除主要供應(yīng)茶水之外，在茶話會(huì)上還可以為與會(huì)者略備一些點(diǎn)心j水果或是地方風(fēng)味小吃。需要注意的是，在茶話會(huì)上向與會(huì)者所供應(yīng)的點(diǎn)心、水果或地方風(fēng)味小吃，品種要對(duì)路、數(shù)量要充足，并且要便于取食。為此，最好同時(shí)將擦手巾一并上桌。
按慣例，在茶話會(huì)舉行之后，主辦單位通常不再為與會(huì)者備餐。
6．關(guān)于會(huì)議的議程
相對(duì)而言，茶話會(huì)的會(huì)議議程，在各類正式的商務(wù)性會(huì)議之中，都可以稱得上是最為簡(jiǎn)單不過(guò)的了。
在正常的情況之下，商界所舉辦的茶話會(huì)的主要會(huì)議議程，大體只有如下四項(xiàng)：
第一項(xiàng)議程是：主持人宣布茶話會(huì)正式開始。在宣布會(huì)議正式開始之前，主持人應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)與會(huì)者各就各位，并且保持安靜。而在會(huì)議正式宣布開始之后，主持人則還可對(duì)主要的與會(huì)者略加介紹。
第二項(xiàng)議程是：主辦單位的主要負(fù)責(zé)人講話。他的講話應(yīng)以闡明此次茶話會(huì)的主題為中心內(nèi)容。除此之外，還可以代表主辦單位，對(duì)全體與會(huì)者的到來(lái)表示歡迎與感謝，并且懇請(qǐng)大家今后一如既往地給予本單位以更多的理解，更大的支持。
第三項(xiàng)議程是：與會(huì)者發(fā)言。根據(jù)慣例，與會(huì)者的發(fā)言在任何情況下都是茶話會(huì)的重心之所在。為了確保與會(huì)者在發(fā)言之中直言不諱，暢所欲言，通常主辦單位事先均不對(duì)發(fā)言者進(jìn)行指定與排序，也不限制發(fā)言的具體時(shí)間，而是提倡與會(huì)者自由地進(jìn)行即興式的發(fā)言。有時(shí)，與會(huì)者在同一次茶話會(huì)上，還可以數(shù)次進(jìn)行發(fā)言，以不斷補(bǔ)充、完善自己的見(jiàn)解、主張。
第四項(xiàng)議程是：主持人略作總結(jié)。隨后，即可宣布茶話會(huì)至此結(jié)束散會(huì)。
7．關(guān)于現(xiàn)場(chǎng)的發(fā)言
業(yè)已指出，與會(huì)者的現(xiàn)場(chǎng)發(fā)言，在茶話會(huì)上舉足輕重。假如在一次茶話會(huì)上沒(méi)有人踴躍發(fā)言，或者是與會(huì)者的發(fā)言嚴(yán)重脫題，都會(huì)導(dǎo)致茶話會(huì)的最終失敗。
根據(jù)會(huì)務(wù)禮儀的規(guī)范，茶話會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)發(fā)言要想真正得到成功，重點(diǎn)在于主持人的引導(dǎo)得法和與會(huì)者的發(fā)言得體。
在茶話會(huì)上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持會(huì)議，更重要的，是要求他能夠在現(xiàn)場(chǎng)上審時(shí)度勢(shì)，因勢(shì)利導(dǎo)地引導(dǎo)與會(huì)者的發(fā)言，并且有力地控制會(huì)議的全局。在眾人爭(zhēng)相發(fā)言時(shí)，應(yīng)由主持人決定孰先孰后。當(dāng)無(wú)人發(fā)言時(shí)，應(yīng)由主持人引出新的話題，就教于與會(huì)者；或者由其懇請(qǐng)某位人士發(fā)言。當(dāng)與會(huì)者之間發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，應(yīng)由主持人出面勸阻。在每位與會(huì)者發(fā)言之前，可由主持人對(duì)其略作介紹。在其發(fā)言的前后，應(yīng)由主持人帶頭鼓掌致意。萬(wàn)一有人發(fā)言嚴(yán)重跑題或言辭不當(dāng)，則還應(yīng)由主持人出頭轉(zhuǎn)換話題。
與會(huì)者在茶話會(huì)上發(fā)言時(shí)，表現(xiàn)必須得體。在要求發(fā)言時(shí)，可舉手示意，但同時(shí)也要注意謙讓，不要與人進(jìn)行爭(zhēng)搶。不論自己有何高見(jiàn)，打斷他人的發(fā)言插嘴，都是失當(dāng)?shù)男袨?。在進(jìn)行發(fā)言的過(guò)程中，不論所談何事，都要使自己語(yǔ)速適中，口齒清晰，神態(tài)自然，用語(yǔ)文明?？隙ǔ煽?jī)時(shí)，一定要實(shí)事求是，力戒阿諛?lè)畛小Ｌ岢雠u(píng)時(shí)，態(tài)度要友善，切勿夸大事實(shí)，調(diào)整挖苦。與其他發(fā)言者意見(jiàn)不合時(shí)，要注意“兼聽則明”，并且一定要保持風(fēng)度。切勿當(dāng)場(chǎng)對(duì)其表示出不滿，或是在私下里對(duì)對(duì)方進(jìn)行人身攻擊。
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